Manajemen Mutu Total

 

1.      Prinsip-prinsip Manajemen Mutu Total

      Penerapan manajemen mutu total perlu memperhatikan prinsip-prinsipnya, sebagai berikut:

• Berkesinambungan

            Pengendalian dan peningkatan mutu tidak harus memerlukan data yang besar. Ketersediaan dana besar tidak otomatis akan menghasilkan produk (barang atau jasa) yang berkualitas. Justru kegiatan-kegiatan yang berskala kecil perlu dikembangan untuk menghasilkan paket-paket yang berskala besar. 

• Melangkah dengan Benar Sejak Awal

            Setiap permulaan akan menentukan langkah-langkah selanjutnya. Oleh karena itu, sejak awal perlu ditanamkan agar setiap unsur melakukan kegiatan dengan benar. Hal ini disebabkan karena mengatasi masalah yang timbul nantinya akan lebih sulit daripada meluruskan langkah-langkah yang salah. Oleh sebab itu, sejak awal perlu ditanamkan rasa tanggung jawab pada setiap unsur bahwa mereka harus melakukan kegiatan masing-masing dengan benar.

• Penanaman Sikap Mental

            Setiap orang yang terkait dengan kegiatan lembaga perlu menyadari bahwa apa pun yang mereka lakukan akan memengaruhi kualitas. Perilaku pengelola, pelaksana, dan kepemimpinan sangat menentukan dalam pengendalian kualitas. Oleh karena itu, perlu ditanamkan sikap mental, suasan kerja, dan sistem kerja yang kondusif untuk mencapai kualitas.

• Dorongan,Pengakuan, dan Penghargaan atas Prestasi

            Suasan kerja, sistem kerja, dan penghargaan yang sesuai akan ikut memotivasi seseorang dalam upaya meningkatkan mutu kerja. Di sinilah perlunya pemberian kepercayaan, pendelegaian wewenang dan tanggung jawab kepada bawahan dengan jelas. Hal ini merupakan bentuk pemberian kebebasan berinisiatif. Dampak adanya inisiatif ini adalah adanya upaya peningkatan mutu.

•  Inovasi

            Adanya keinginan perubahan dan peningkatan merupakan tuntutan tersendiri. Tanpa adanya inovasi yang dilakukan secara terus-menerus, sulit diharapkan adanya peningkatan mutu. Oleh karena itu, setiap elemen lembaga perlu mengevaluasi hasil kerja masing-masing, lalu berani mengakui kekurangan untuk melangkah lebih baik lagi.

 

2.      Tujuan

      Manajemen mutu total yang akhir-akhir ini dikembangkan di sektor swasta dan lembaga pemerrintahan memiliki beberapa tujian, antara lain:

•  Meningkatkan efektivitas dan efisiensi

            Efisiensi dapat diartikan dengan kemampuan untuk menyelesaikan tugas/pekerjaan dengan benar. Hal ini berarti bahwa hasil yang diperoleh akan lebih besar daripada masukan (uang tenaga, mesin,waktu) yang digunakan. Efektivitas adalah kemampuan untuk memilih pekerjaan atau metode yang tepat untuk mencapai tujuan (Handoko, 1993:7). Oleh karena itu, apabila efisiensi dan efektivitas dapat ditingkatkan, maka berarti ada peningkatan mutu dalam suatu organisasi/lembaga.

b.      Meningkatkan kualitas produk

            Manajemen berusaha  meningkatkan  mutu seluruh elemen yang terkait dalam suatu organisasi/lembaga, seperti sumber daya manusia, mesin administrasi, sistem kerja, lingkungan kerja, dan lainnya. Dengan peningkatan ini diharapkan produk yang dihasilkan juga akan lebih meningkat, baik kualitas maupun kuantitas.

• Memuaskan pelanggan

            Dalam berbagai sistem manajemen modern, pelanggan menjadi perhatian dan sasaran utama suatu produk (barang & jasa). Para pelanggan ikut menentukan mutu tidaknya suatu produk. Oleh karena itu, perlu dilakukan studi dan penelitian terus menerus tentang sikap, perilaku, dan keinginan pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka. Kepuasan mereka adalah salah satu tujuan suatu produk.

• Meningkatkan pangsa pasar

            Apabila mutu suatu produk meningkatkan, diharapkan ia akan mampu menarik perhatian konsumen dan dari sini akan terjadi peningkatan pangsa pasar.

• Peningkatan komunikasi dan moral dalam berorganisasi

            Usaha peningkatan manajemen mutu ini juga untuk meninhkatkan komunikasi dan moral dalam organisasi. Komunikasi memiliki peran penting dalam alur organisasi/lembaga, karena akan melancarkan proses pengambilan keputusan, penyampaian perintah, permintaan dari atas ke bawah dan sebaliknya.

      Oleh karena itu, perli diciptakan efektivitas komunikasi organisasi. Adapun efektivitas komunikasi organisasi menurut Raymond V.Kesihan (1997) dipengaruhi oleh 4(empat) faktor,yakni saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi jabatan, dan kepemilikan informasi.

 

3.      Elemen-elemen Manajemen Mutu Total

      Implementasi manajemen mutu total ini memerlukan elemen-elemen, antara lain organisasi yang berkualitas, kerja tim, kepemimpinan yang sesuai, alat dan teknik.

•  Organisasi yang Berkualitas

            Organisasi sebenarnya bukan sekedar kumpulan orang yang menyelenggarakan kegiatan untuk mencapai tujuan bersama tanpa memerhatikan pelayanan pada pelanggan/customer. Organisasi yang tidak efektif akan mati suri karena berbagi faktor, antara lain; pengelolaann yang kurang profesional, tajamnya kepentingan pribadi/kelompok, tidak adanya kerja sama, atau organisasi itu sebagai batu loncatan. Oleh karena itu, organisasi semacam ini dapat dikatakan bukan organisasi yang berkualitas.

            Mutu suatu organisasi lembaga dapat diketahui melalui berbagai indikator, antara lain:

1)      Struktur yang proporsional

Struktur besar pengaruhnya terhadap kinerja organisasi karena di dalam struktur itu diataur dengan jelas tentang tugas, wewenang, dan hak masing-masing elemen organisasi. Struktur yang proposional adalah struktur yang mementingkan fungsional, bukan terpancang, pada struktur hierarkhis yang kadang-kadang kaku. Struktur yang fungsional akan lebih memperlancar tugas-tugas keorganisasian karena setiap elemen dalam struktur ini saling menunjang tanpa harus menunggu komando dari atasan menurut garis hierarkhis.

2)      Mementingkan kerja tim

Kerja individu kurang menghasilkan produk yang berkualita. Akan tetapi, dengan kerja tim yang baik, diharapkan mampu mempertinggi produktivitas. Hal ini disebabkan dalam kerja tim setiap unsur akan saling membantu, melengkapi, dan memiliki kemampuan untuk mengatasi maslah secara bersama.

3)      Pemahaman visi, misi dan tujuan

Seluruh elemen organisasi/lembaga sebenarnya merupakan bagian integral dari suatu organisasi induknya yang secara bersama-bersama atau mandiri akan melakukan serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, mereka harus memahami visi dan misi organisasi agar kegiatan yang mereka lakukan itu mengarah pada tujuan akhir yang sama.

4)      Satuan komando

Untuk menyatukan arah kegiatan diperlukan kesatuan komando, baik di tingkat manajemen bawah, mencegah,dan atas. Dengan adanya kesatuan komando ini akan terciptas kesatuan dan perlindungan sistem kerja. Sebab, betapa banyak organisasi yang kandas dan cerai berai di tengah jalan karena tidak hanya kesatuan komando.

5)      Evaluasi kerja

Dengan evaluasi yang objektif terhadap kinerja organisasi akan diketahui kekurangan dan keberhasilan yang telah dicapai. Dengan mencermati kekurangan tersebut akan  dapat diperbaiki langkah-langkah yang selama ini dianggap menghambat perjalanan organisasi.

•  Kepemimpinan yang sesuai

            Efektif atau tidaknya kepemimpinan seseorang dinilai dari efektivitas kerja sama dalam organisasi/lembaga yang dipimpinnya serta hasil karya seluruh komponen organisasi tersebut. Seorang pemimpin dinilai berhasil, antara lain apabila mampu:

1.      Memotivasi bawahan untuk bekerja sama dengannya;

2.      Membuat keputusan yang dapat dilaksanakan dengan baik;

3.      Mengendalikan situasi;

4.      Memikul tanggung jawab;

5.      Bersikap adil terhadap seluruh karyawan;

6.      Meningkatkan rasa percaya diri dan kebanggan bawahan terhadap pekerjaan mereka (Lumbatoruan,1990:376) 

• Kerja sama tim

            Tim merupakan himpunan orang-orang yang diharapkan mampu bekerja sama untuk menyelesaikan suatu program/kegiatan. Kerja sam ini sangat memengaruhi keberhasilan dan kualitas suatu organisasi/lembaga. Oleh karena itu, dengan adanya kerja sama yang harmonis, suatu tim diharapkan mampu membangun kepercayaan, memperbaiki komunikasi, dan mengembangkan kemandirian (Siregar, 1994:100).